È lecito affermare che l’archivio del Santuario della Beata Vergine del Castello di Fiorano sia uno dei più “ragguardevoli fra gli archivi della Diocesi di Modena” come ebbe a sostenere, già nel 1823, lo storico Carlo Malmusi. L’archivio infatti, può contare, solo per quanto concerne la sezione storica oltre 5600 documenti riuniti in 31 Filze: un ricco patrimonio documentario consistente in centinaia di istrumenti notarili (che datano a partire dal 1527) relativi a compravendite e permute di beni immobili, censi, donazioni, lasciti testamentari, atti e registri inerenti all’amministrazione del Santuario, vacchette, ossia registri per offici, legati, messe e quant’altro.
Infatti, allorchè nel 1630 venne edificato l’oratorio della Madonna e poi, nel 1634 il Santuario, l’allora cappellano-economo don alessandro Panini compilò e conservò tutte le carte pertinenti all’erigenda Chiesa della Beata Vergine, tra cui, molto importanti per la storia del Santuario, due registri. Il primo è intitolato “Libro della Madonna, dove sono descritte tutte le offerte ovvero elemosine, et la spesa che si farà per detta Madonna del Castello di Fiorano”; il secondo è definito “Libro dei conti e storia dell’anno 1630 al 1702”, nel quale, oltre all’annotazione delle entrate e delle spese relative alla costruzione del Santuario, trovasi, scritta sempre dal panini una narrazione “sopra la miracolosa Vergine del Castello di Fiorano” ove si ricordano la celebrazione, avvenuta il 15 Agosto 1634, della posa della prima pietra e l’incartamento relativo al processo canonico tenutosi a Roma per stabilire l’autenticità dei miracoli della Sacra Immagine.
Accanto a questa produzione documentaria, vennero man mano, a costiuirsi tutte quelle scritture relative a documenti notarili per donazioni, acquisti, permute di beni, contratti di appalto lavori rogati a ministero di notaio, a favore della fabbrica del Santuario. Nel 1669, terminata la canonica, l’archivio troverà la sua collocazione.
Nel 1743, per decreto di Papa Benedetto XIV, viene costituito per il Santuario un consorzio di nove sacerdoti, a carattere di collegiata, creato ai fini dell’amministrazione dell’ingente patrimonio delSantuario stesso, per la celebrazione delle numerose funzioni religiose e per l’adempimento dei tanti legati pii.
In Archivio di Stato dal 1798 è conservata altra parte dell’archivio del Santuario (circa 180 rogiti, riuniti in tre filze e 14 registri)
Fino al 1817 l’Archivio del Santuario si formò separatamente da quello parrocchiale. in tale anno, con l’approvazione dell’unione del Santuario alla Chiesa parrocchiale i due vengono riuniti nella canonica del Santuario.
L’archivio della Beata Vergine del castello di Fiorano conservato tuttora quale archivio aggregato a quello parrocchiale, pur distinto, costituisce un raro esempio di archivio santuariale e oggi rappresenta una fonte esclusiva per lo studio della religiosità popolare nonchè del tessuto socio-economico di questo territorio e non solo, a partire già dai primi decenni del Cinquecento.